Personalliste i Tidsbanken

Personallisten i Tidsbanken har som formål å dekke bokføringslovens § 3a - Krav til å føre personallister.

I følge bokføringsloven er det fra den 01.01.2014 pålagt bransjene restaurant/serveringsvirksomhet, frisørvirksomhet/skjønnhetspleie og bilpleie/bilverksted å føre personalliste.

Personallisten skal føres løpende og inneholde opplysninger om navn og personnummer på dem som arbeider den dagen og klokkeslett, for når den enkelte persons arbeid starter og slutter.

Også ulønnede personer og innleid personale skal skrives inn i personallisten.

Personallisten viser ansatte som enten er på, eller har vært på arbeid en gitt dag eller i en gitt periode. Personallisten viser som standard dagen i dag, den viser da alle ansatte som enten er innstemplet nå, eller som har vært på arbeid tidligere i dag. 

Grunnet anbefalinger fra datatilsynet om personvern er Personallisten kun tilgjengelig for Administrator-brukere med mindre du har gitt andre ansatte særskilt tilgang til denne.

Ta ut en personalliste

1. Personallisten finner du under menypunktet Personal 
   
   
   
   
2. Ta stilling til om du vil filtrere på en avdeling eller hente ut alle ansatte. Har du organisasjonsnummer lagt inn pr avdeling vil den ta høyde for dette. Hvis ikke henter den organisasjonsnummer fra firmaopplysninger.
   
   
   
3. Listen gir deg oversikt over hvem som er på jobb i dag. Ofte vil Skattetaten spørre etter en oversikt over hvem som har vært på jobb i en lengre periode. Da kan du sette denne perioden i datofilteret for å hente ut alle som har jobbet i den aktuelle perioden.
   
   
   
4. Du kan eksportere listen enten ved å lagre listen som en PDF eller du kan velge mellom ulike eksportformater nederst.
   
   

Mer informasjon

• Hvem som skal få mulighet til å se fødselsnummer i listen avgjøres systeminstillinger, du avgjør her om det skal være synlig for alle, avdelingsledere og administratorer eller kun administratorer. 
• Personallisten viser kun første inn klokkseltt og siste ut klokkeslett pr ansatt pr dato, selv om den ansatte eventuelt har stemplet inn og ut mange ganger pr dag. 
• Organisasjonsnummer hentes som standard fra Firmaopplysninger, men hvis du har filter på hovedavdeling eller avdeling så hentes organisasjonsnummer fra den valgte hovedavdeling/avdeling hvis det er registrert der. 
• Uproduktive arbeidstyper som sykefravær og ferie kan skjules fra listen ved å trykke på knappen Skjul uproduktive. 
• Virkelig Inn/Ut kan avvike fra Inn/Ut avhengig av hvilke avrundingsregler/justeringsregler som er aktivert i Tidsbanken, ytterligere endringssporing kan gjøres i Timelsiten hvor det finnes informasjon om hvem som har endret på en timelinje og når endringer er blitt gjort.  
• Persoanllisten kan skrives ut ved å klikke på skriver-symbolet oppe til høyre eller eksporteres til ulike filformater ved å velge ønsket format nederst i høyre hjørne av listen.

Forutsetninger

For at Personallisten skal oppfylle alle kravene til kontrollørene, må følgende gjennomføres:

• Fødselsnummer/D-nummer må registreres på samtlige ansatte via ansattkortet
  • Alternativt kan det man føre en egen oversikt over fødselsnummer/D-nummer, denne oversikten må da inneholde informasjon om hvilket fødseslsnummer/D-nummer som er tilknyttet et gitt ansattnummer. Kodeoversikten vil da bli å regne som en del av personallisten, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6 annet ledd og må derfor kunne vises ved eventuell kontroll.
• Organisasjonsnummer må legges inn under firmaopplysninger, eller eventuelt pr hovedavdling/avdeling. 
• Uproduktive arbeidstyper må ikke ha kryss på produktiv. 

Ved innleie av bemanning sier Skatteetaten følgende:

• "Personallisten må føres på det stedet innleiepersonellet utfører jobben, ikke i utleievirksomheten."

• "Innleid arbeidskraft fra vikarbyråer eller lignende skal innføres i personaljournalen. Selvstendige næringsdrivende skal ikke inn. Musikere, elektrikere mv. skal dermed ikke inn i personallisten når det kan dokumenteres at disse er selvstendig næringsdrivende!"