Slik eksporterer du fravær til Visma Calendar

Før du kan eksportere grunnlaget til Visma Calendar er det behov for å gjøre en "mapping" slik at Tidsbanken eksporterer fraværstypene med samme ID som tilsvarer Visma sine fraværskoder. Se hvordan dette gjøres nederst i artikkelen.

Fremgangsmåte for å overføre fravær til Visma Calendar

1. Start med å hente ut en eksportfil med fraværet du ønsker å overføre fra Tidsbanken.
1.1. Gå til Rutiner - Rutiner og Eksportere fravær  

1.2. Velg ønsket periode og Visma Calendar som eksportformat. Hvis du ikke vil ha alle registreringer kan du filtrere på avdeling, hovedavdeling og/eller element.
Ved første uthenting må du klikke på alternativer for å få opp menyen hvor du velger å benytte fraværseksport felt på arbeidstypen fremfor standard fra Tidsbanken.

Klikk på behandle for å få forhåndsvisning av fraværet.

Dersom en full arbeidsdag hos dere ikke tilsvarer 7,5 timer kan dere legge inn egendefinert timeantall for dette under Timeantall 100%.

1.3. Kontroller dataen og klikk eksporter for å lage eksportfil

Gå inn i Visma Calendar for å fullføre prosessen:

1.4. Naviger deg til filimporten i Calendar og klikk på import fravær

1.5. Dra eksportfilen fra mappen den havnet i eller velg fil fra filutforskeren din for å laste opp. 
Visma vil først validere filen for å se at alle data stemmer godt og at det ikke er noe som mangler i Visma.

Status på hver linje vil stå "opprettet" inntil den tilslutt enten den får status vellykket eller om den feiler.

Se video:

Får du feilmelding ved import? Her er noen typiske årsaker og løsninger:

1. "Man kan ikke angi mer enn 100% fravær på en dag"/"Arbeidstiden er kortere enn antall registrerte timer"
   
   LØSNING: Hvis du har skiftarbeidere eller har ansatte som i blant er planlagt med lengre dager, hvor så fraværet blir registrert på disse dagene, så vil det bli feil i Visma hvis du ikke har satt opp en tilsvarende turnus i Calendar. Løsningen her blir å sette opp en tilsvarende turnus i Visma med lik rotasjon/arbeidstid som det er satt opp i Tidsbanken
   
   
2. "Opphold mellom sykemeldinger"
   
   LØSNING: Hvis du registrerer sykemeldinger eller andre fravær over lengre perioder må de være sammenhengende for at det skal bli riktig i overføringen til Calendar. Det vil si at lørdager/søndager (ikke arbeidsdager) må også registreres i Timelisten for at det skal bli korrekt. Men det må registreres med 0 timer slik at det ikke også skaper et lønnsgrunnlag.
   
   
3. Barn/pårørende må være utfylt
   
   LØSNING: Dette kan indikere at den ansatte ikke står riktig registrert med barn eller alder på barn i Employees. Fyll ut dette for å løse feilmeldingen. 

Får du en feilmelding som du ikke finner ut av? Ta kontakt med Support på 55 27 37 00 eller support@tidsbanken.no

Mapping mot Tidsbankens fraværstyper

1. Oversikt over fraværskodene i Calendar finner du inne på fanen for filimport:

IDene kan overstyres i Calendar, men vi anbefaler å beholde dem slik som de er, og legge inn ID der det mangler.

2. I Tidsbanken navigerer du deg til arbeidstypekartoteket og klikker inn på fraværstypen du skal legge inn ID til.

3. Under fraværseksport legger du inn ekstern ID fra Calendar, og avslutter med å lagre