Fraværsoversikt

Fraværsoversikten er en fleksibel rapport, som automatisk rapporterer sykefravær basert på registreringer mot ulike fraværstyper i Tidsbanken. Rapporten genereres automatisk basert på fraværstypene som finnes i din database. 

Du finner rapporten i rapportmenyen, under bolken for ferie og fravær: 

Rapporten er tilgjengelig både for administratorer og avdelingsledere, og er tilgangsstyrt slik at man kun får opp de ansatte og avdelingene man har tilgang til.

 

Du bruker datovelger til å definere perioden du vil rapportere på, og avdelingsfilteret til å begrense hvilke avdelinger som skal tas med i rapporten. 

Rapporten er enkel å lese og gir deg flere visuelle hjelpemidler:

• Graf: Viser hvor stor andel av arbeidstiden som er brukt på fravær – enten for hele hovedavdelinger, enkeltavdelinger eller ansatte. Fraværsprosenten regnes ut ved at å dele dagsverk med fravær, på faktiske dagsverk eller planlagte dagsverk og deretter gange med 100. 
• Kakediagram 1: Viser hvilke fraværstyper fraværet er delt inn i.
  • Sykdom under og over 16 dager
  • Egenmelding
  • Barns sykdom (kan skrus på hvis ønskelig)
• Kakediagram 2: Den viser også en oversikt over langtidsfravær (over 16 dager) og korttidsfravær (under 16 dager og egenmeldinger).

Rapporten viser som utgangspunkt data per avdeling, men det er mulig å vise fravær per hovedavdeling, eller per ansatt.

Det er også mulig å drille nedover fra hovedavdeling, til avdelinger i hovedavdelingen, og deretter til en oversikt over ansatte.

I rapporten får du med:

Hovedavdelinger: alle avdelinger som er satt som hovedavdeling, og som er markert som synlige.

Avdelinger: alle avdelinger, også hovedavdelinger), som er markert som synlige.

Ansatte: alle ansatte som ikke har sluttet dato før starten på perioden du har valgt å hente. Ansatte vises på sin tilhørende avdeling. Ansatte som er markert med «utelat fra fraværsrapportering» vil ikke bli med i rapporten.

Fravær: alt fravær som er ført mot en arbeidstype som er markert som fraværsgruppe 2; «Egenmelding 1-3 dager», «Sykemelding 1-3 dager», «4-16 dager», «Over 16 dager», «mer enn 8 uker», eller «fravær pga barns sykdom» dersom det er tatt med.

Fraværet til den ansatte går mot den avdelingen den ansatte tilhører, ikke den avdelingen fraværstimene er ført mot i timelisten.

Dagsverk: dagsverk kan enten baseres på virkelige timer som er ført i timelisten, eller planlagte timer som er planlagt i vaktlisten.

Fra timelisten er det kun timer, og ikke tillegg som tas med. Ferie og småfravær er utelat.

Fra vaktlisten tas alle vakter med, med mindre vaken er markert med «hopp over vakten ved kontroll av fravær».  Ferie og småfravær er utelat.

Under Tilpass kan du gjøre ytterligere tilpasninger for rapporten:  

Dagsverk: Her definerer du hvor mange timer som utgjør et dagsverk. Denne brukes for å regne ut hvor mange dagsverk ansatte har både med arbeidstid, og med fravær. Normalt sett er denne på 7,5t. 

Grunnlag for dagsverk: Rapporten bruker i utgangspunktet timelisten som grunnlag for å regne ut fraværsprosent, dersom du heller ønsker å benytte vaktlisten som grunnlag for fraværsprosenten kan du huke av for det.

Innleide: Ansatte som er markert som innleide er som utgangspunktet utelatt, men kan inkluderes om ønskelig.

Barns sykdom: Barns sykdom er som utgangspunkt utelatt, men kan inkluderes. Barns sykdom vil bli med som en fraværstype i rapporten, og vil også telle med som fravær når fraværsprosent regnes ut.

Utvidet tabellvisning: Tabellen har som standard summering for egenmelding, fravær under 16 dager, og fravær over 16 dager. Velger du «utvidet tabellvisning» vil fraværet deles inn ytterligere.

Ønsker du å sende rapporten videre til noen andre, eller jobbe videre med tallene i Excel kan du eksportere dataen.