Det er blitt vedtatt nye regler for Koronarelatert fravær som gjør at arbeidsgivere kun trenger å betale de tre første dagene med fravær. Fra og med dag fire vil man kunne søke NAV om refusjon for sykepenger. For at du ikke skal gå glipp av tiltakspenger og ende opp med å betale for mye er det viktig at dere får dokumentert fraværet og enkelt kan hente ut fraværsdagene, både de tre første dagene av fraværet og resterende dager. 

For koronarelatert sykefravær er det ikke krav om sykemelding for fravær inntil 16 dager, arbeidsgivere oppfordres til å godta egenmelding fra arbeidstakere. NAV vil derfor ikke kreve sykemelding som dokumentasjon for refusjon, men oppfordrer arbeidsgivere til å få skriftlig egenerklæring fra ansatte om at sykefraværet skyldes korona. Selv med arbeidstakere som har mottatt sykemelding fra lege er det viktig at de opplyser arbeidsgiver hvis fraværet er koronarelatert da taushetsplikten er uendret og arbeidsgiver har dermed  ikke innsyn i diagnose/årsak.


Under vil du finne:

  1. Best praksis for sykefravær til og med kalenderdag 3
  2. Best praksis for sykefravær fra og med kalenderdag 4
  3. Best praksis for gradert sykefravær 
  4. Best praksis for rapportering 
  5. Best praksis for refusjonssøknad


1. Best praksis for sykefravær til og med kalenderdag 3

De første tre kalenderdagene av koronarelatert sykefravær skal arbeidsgiver dekke og vi anbefaler derfor å bruke arbeidstypen Ekstraordinært fravær 1-3 dager for denne fraværstypen eller denne delen av et lengre sykefravær. Hvis man er smittet eller satt i karantene og ikke har mulighet til å kombinere dette med arbeid på hjemmekontor så vil fraværet med stor sannsynlighet gjelde fulle dager. 

Leder registrerer fraværet enkelt i Timelisten til den aktuelle ansatte ved å benytte funksjonen Serieregistrering. Man starter registreringen på første fraværsdag. Velger serieregistrering og setter til og med dato til to kalenderdager senere. Velg arbeidstypen Ekstraordinært fravær 1-3 dager og Registrer (vakter).  

På den måten vil du være sikker på at fraværet registreres på de dagene dere har lønnsplikt, som er de dagene den ansatte er planlagt å arbeide i denne perioden på tre dager. Er den ansatte for eksempel kun planlagt til arbeid en av disse tre, så skal dere også kun betale sykepenger for en dag. 

Denne typen fravær må dere betale lønn for og vil ikke kunne kreve refusjon fra NAV.


2. Best praksis for sykefravær fra og med dag 4  

For sykefravær som strekker seg utover tre dager så vil dere fra og med dag fire få refundert sykepenger fra NAV hvis dere søker om dette, men det er fortsatt dere som skal betale ut sykepengene til den ansatte. Fra og med dag fire anbefaler vi å bruke arbeidstypen Ekstraordinært fravær 4+ dager. Denne arbeidstypen anbefales det å benytte til og med kalenderdag 16 av fraværet. Strekker fraværet seg utover 16 kalenderdager kreves det sykemelding.   

Leder registrere dette fraværet på samme måte som ved Ekstraordinært fravær 1-3 dager, ved å benytte serieregistrering i Timelisten. Start registreringen kalenderdag fire inn i fraværet. Til og med dato settes til den datoen fraværet ender eller endte (maks 16 kalenderdager etter. Velg arbeidstypen Ekstraordinært fravær 4+ dager og Registrerer (vakter).

På den måten er du sikker på at fraværet blir riktig registrert i Timelisten, og at den ansatte mottar sykepenger for de dagene den ansatte var satt opp til å arbeide i denne perioden. 


3. Best praksis for gradert sykefravær

Enkelte som er i hjemmeisolasjon eller hjemmekarantene vil i løpet av sykdomsforløpet være i stand til å arbeide fra hjemmekontor, men tidvis være for dårlig til å kunne utføre arbeid. I disse tilfellene har man gradert sykefravær, hvor deler av fraværsperioden inneholder arbeid. Når ansatte har anledning og tillatelse til å arbeide så anbefaler vi at de stempler på ordinær måte. 

Leder anbefales å registrer fravær for de dagene eller periodene i løpet av arbeidsdagene i fraværsperioden ved hjelp av Fyll ut dagen i Timelisten. Denne registreringen gjøres dag for dag og både på dager som ikke inneholder noe arbeid eller dager hvor det er arbeidet deler av dagen. Velg Fyll ut dagen for så å velge arbeidstypen Ekstraordinært fravær 1-3 dager eller Ekstraordinært fravær 4+ dager avhengig av hvor i fraværsperioden man registrerer.    

På denne måten kan du være sikker på at fraværet blir registret, og at fraværet kun registreres i det tidsrommet hvor den ansatte ikke har arbeidet og du unngår dermed dobbeltregistrering.       

  

4. Best praksis for rapportering

Med det utgangspunkt at Ekstraordinært fravær kan både variere i lengde og betå av en kombinasjon av både arbeid og fravær, må vi også rapportere det på på dag og timenivå for å finne rett refusjonsgrunnlag. For å enkelt få oversikt over fraværet anbefaler vi å benytte rapporten Timeliste gruppert etter ansatt, avdeling eller prosjekt. I denne rapporten kan du enkelt sette opp et filter på arbeidstypene Ekstraordinært fravær 1-3 dager og Ekstraordinært fravær 4+ dager, og velge å vise kolonnene ansatt og arbeidstype. I tillegg anbefaler vi å aktivere gruppering på ansatte, samt summering på arbeidstype.

På denne måten får du oversikt over fraværet ansatt for ansatt for den perioden du rapporterer på og har da et godt underlag for å søke refusjon fra NAV som viser både fraværets start og slutt, samt antallet timer som du kan søke refusjon for. Vi anbefaler også at du lagrer dette rapportoppsettet ved å trykke på hjertesymbolet slik at du har den lett tilgjengelig fra Rapportmenyen.  


5. Best praksis for refusjon fra NAV

For å søke refusjon må du først hente ut timeunderlaget fra Tidsbanken. Det er viktig at du har den ansattes fødsels og personnummer tilgjengelig, samt beløpet du søker refusjon for eller eventuelt den ansattes timelønn.

NAV har laget en egen løsning for søknad om refusjon av sykepenger for fravær som skyldes korona. Dette betyr at man ikke sender inn en inntektsmelding på den måten man er vant med fra tidligere for denne refusjonssøknaden.

Logg inn i NAV sin nettrefusjon, hvis du har tilgang til flere aktører (firma) må du velge hvilket firma du nå skal søke refusjon for oppe i menyen. Begynn med å fylle inn arbeidstakerens fødselsnummer. Fyll så inn fraværets første og siste dag, antall dager du søker refusjon for og beløpet du ønsker refundert. Hvis du ikke kjenner beløpet kan du finne dette ved å multiplisere den ansattes timelønn med det antallet timer som er ført mot Ekstraordinært fravær 4+ dager. 

Hvis arbeidstakeren har hatt flere perioder med fravær er det mulig å legge til flere perioder ved å trykke Legg til periode.  

Send inn skjemaet ved å trykke Send søknad om refusjon. Nav oppfordrer deg til å ta vare på referansenummeret du får opplyst etter å ha trykket på knappen, da du vil trenge dette hvis du kontakter NAV om refusjonssøknaden. Utbetalingene kommer til det kontonummeret som dere allerede har registrert hos NAV, dette kontonummeret kan både sjekkes og endres i Altinn. 



Hvis sykefraværet går utover 16 kalenderdager må dere kreve sykemelding. Fra og med 17. kalenderdag benyttes arbeidstypen Sykdom over 16 dager. Hvis dere forskutterer dette sykefraværet så må dere søke refusjon på den vanlige måten ved å sende inn inntektsmelding i Altinn



Mer informasjon om refusjon av sykepenger for fravær som skyldes korona

I hvilke tilfeller har jeg rett til refusjon fra dag 4?

  • Du har rett til refusjon dersom sykefraværet skyldes korona. Det innebærer at den ansatte enten er smittet, mistenkt smittet eller i lovpålagt karantene.
  • Du kan få refusjon for fraværsdager fra og med 16. mars.

Hvor mye får vi?

Refusjonen beregnes på samme måte som sykepenger og er begrenset oppad til beløp som tilsvarer dagsats på 6G

Hvordan vet jeg om fraværet skyldes korona?

NAV vil refundere sykepenger til arbeidsgiverne basert på skriftlig egenmelding, og vil ikke kreve sykmelding som dokumentasjon. Det holder at den ansatte begrunner egenmeldingen med at det gjelder koronaviruset.

Ansatte som har fått sykmelding fra lege, må også opplyse deg om at det gjelder koronaviruset for at du kan kreve refusjon. Taushetsplikten gjelder som vanlig, derfor kan du ikke kreve å få se sykmelding med diagnose eller få opplysninger fra NAV, men den ansatte oppfordres til å oppgi om det skyldes korona. 

Dersom arbeidstakeren ikke opplyser skriftlig om fraværet skyldes korona, kan du ikke søke om refusjon.  

Hva er forskjellen på inntektsmeldingen og dette refusjonsskjemaet?

Inntekstmeldingen er en eksisterende melding som skal benyttes som før. Refusjonsskjemaet er innført som følge av korona-situasjonen og behovet for en egen søknad som kunne utvikles raskt.

Hva skjer hvis den ansatte er syk lenger enn de 16 dagene i arbeidsgiverperioden?

Den nye ordningen omfatter bare de første 16 dagene. Sykefravær utover dette behandles på samme måte som før. Dere må altså sende inn en inntektsmelding på vanlig måte. NAV vil saksbehandle som vanlig og refundere fra 17. dag dersom dere krever refusjon for dette via inntektsmeldingen.

Må jeg betale ut sykepengene til den ansatte før jeg kan søke om refusjon?
Nei, du kan søke om refusjon før du har betalt ut sykepenger og lønn.


Kilde: NAV

Har du ikke Tidsbanken?

Abonner på vårt nyhetsbrev for gode råd og tips til hvordan få en mer lønnsom bedrift

Hva er Tidsbanken?

Manuelt administrativt arbeid er tidkrevende og unødvendig. Vi hjelper kunder i alle bransjer med å unngå dette. Våre kunder er alt fra de største butikkjedene i landet med flere tusen ansatte, til små entreprenører med kun noen få. Felles for alle er at de ønsker å fange tiden! Vi gir kundene våre oversikt og kontroll på arbeidstiden til deres ansatte gjennom dynamiske vaktlister og automatisk genererte timelister, alt skreddersydd til hver enkelt kunde. Tidsbanken regner ut alt av overtid og tillegg automatisk, slik at du alltid kan være trygg på at du betaler riktig lønn, hver gang. Sammen skaper vi vinnere!

Les mer om Tidsbanken her

Kurs

Vi anbefaler ofte å heller få et grunnleggende eller viderkommende kurs enn hjelp til ett og ett spørsmål. Våre kunderådgivere vil da kunne hjelpe deg og se helheten i programmet på en ny måte og vi kan lære deg tips og triks som gjør din hverdag mer effektiv.

Se vår kurs katalog her

Send en e-post

Til tider kan det være stor pågang på telefonsupport, vi oppfordrer dere derfor til å sende deres supporthenvendelser pr e-post. Dette gjør at vår supportavdeling kan løses flere saker raskere. Kontakt oss på

support@tidsbanken.no

Ta en telefon

Når dere ringer til oss vil den som sitter på supportvakt forsøke å hjelpe dere umiddelbart. Hvis spørsmålet er komplisert eller krever endringer av beregningsregler i Tidsbanken, vil konsulenten opprette en sak som løses av en av våre kunderådgivere. Telefonnummer vårt er

55 27 37 00