Vaktlisten i Tidsbanken er et effektivt verktøy for å planlegge arbeidstid på de ansatte i gitte perioder eller sykluser. Denne artikkelen har samlet de ulike funksjonene i vaktlisten. 


Vaktlisten

Det er flere delemner med forklaringer på hvordan du benytter  funksjonene i vaktlisten.


1. Her finner du vaktlisten

For å komme til vaktlisten, trykker du på menypunktet Vaktliste som du finner under menypunktet Personal.

Vi anbefaler å legge til Ukeliste (vaktliste) som et menypunkt for de ansatte. De vil da kunne se hva som er planlagt av vakter.


2. Slik velger du hva du vil se i vaktlisten

Avdelinger

Du kan velge hvilke avdelinger du skal se, enten én eller flere samtidig i Vaktlisten. Hvilke ansatte som vises i listen avhenger av hvilke avdelinger du har valgt å vise.

Hvordan du velger avdeling og hvordan du manøvrerer deg i de forskjellige innstillingene vedrørende avdeling i vaktlisten kan du lese mer om her: Slik velger du avdeling i vaktlisten

Tidsperiode

I kalenderen oppe til høyre i bildet, velger du hvilke tidsperiode du ønsker å vise. Du kan bla med pilene, eller velge egendefinerte tidsperioder ved å klikke på datofeltet. Du kan lese mer om hvordan du tilpasser periode her: Vise tilpassede perioder i vaktlisten


Visningsalternativer

Ved å klikke på tannhjulet til høyre for datofeltet kan du velge hva du ønsker å se i Vaktlisten. 
UnderVis sum kan du velge hva du ønsker å se av summeringer i Sum-kolonnen til høyre og i bunnen av Vaktlisten. 
For å ta bort innstillingspanelet klikker du bare på tannhjulet igjen. 

Ved planlegging av vakter for flere avdelinger anbefaler vi at avdeling vises. Ellers er det og anbefalt å vise nedtrekksmeny for arbeidstype/ansatt og klokkslett/timetall.



3. Planlegge vakter


For å planlegge en ansatt klikker du på plusstegnet på dagen du ønsker å planlegge den ansatte. 
Her vil det komme opp en nedtrekksmeny hvor du velger den arbeidstypen du ønsker å planlegge. Arbeidstypen vil komme med tidspunktene som er satt i arbeidstidsparameteret, men disse kan du overstyre. 

Opprett ny vakt, velg arbeidstype i nedtrekksmenyen og evt. endre avdeling eller tidspunkt:



For å informere ansatte om at det har blitt lagt til flere vakter i Vaktlisten kan du sende ut SMS.

 

Endre eller slette vakt

Endring av en allerede planlagt vakt gjøres på samme måte som du oppretter en ny. Du endrer valget av arbeidstypen eller arbeidstiden. 

For å slette en planlagt vakt fjernes arbeidstypen ved å velge det blanke feltet i nedtrekksmenyen. Vakten vil da forsvinne og feltene blir blanke. 

Du kan endre vakter i vaktlisten selv om en ansatt har en fast turnus, men kun den gitte dagen du endrer i bemanningsplanen blir endret, selve turnusen forblir uforandret. 

Les mer om sletting av vakter her: Hvordan slette vakter i vaktlisten


Notat på vakt

Du kan og legge inn notat på vaktene i vaktlisten. Du kan lese mer om notat på vakter her: Notat på vakter i vaktlisten

Endre pausetidspunkt på vakt

Pausetidspunkt for vaktene hentes fra arbeidstidsparametrene, men det er mulig å overstyre dette direkte i vaktlisten.

Her kan du lese mer om hvordan du endrer pausetidspunkt på en vakt: Slik endrer du planlagte pausetidspunkt på vakt


Planlegg ut ifra været!

Dersom det legges inn adresse på avdelingene kan du få med værmeldingen i vaktlisten! Les mer om værmelding i vaktlisten her: Værmelding i vaktlisten 



4. Planlegge ansatte på tvers av avdelinger

Ved vaktplanlegging kan det hende at du må planlegge ansatte på tvers av avdelingene for å dekke bemanningsbehovene. Her har vi to ulike metoder for å få tilgang til flere ansatte i vaktlisten:

  • Finn beste alternativ - Anbefalt metode for avdelingsledere som ikke har tilgang til alle ansatte. Med denne funksjonen kan avdelingsleder og administrator få opp ledige ansatte fra alle avdelingene. Les mer om denne funksjonen her: Finn beste alternativ
  • Vis flere avdelinger samtidig - Du kan også planlegge ansatte på tvers av avdelingene ved å vise flere avdelinger samtidig. Avdelingen som er markert blå er den du planlegger på:

Dersom du ikke finner ansatte i vaktlisten kan det være at du ikke har riktig avdeling åpen.


5. Vakttorget

Med vakttorget kan du som leder legge ut ledige vakter som ansatte kan spørre om å få, og ansatte kan bytte vakter med hverandre. Du kan lese mer om vakttorget her: Slik fungerer vakttorget


Har du ikke Tidsbanken?

Abonner på vårt nyhetsbrev for gode råd og tips til hvordan få en mer lønnsom bedrift

Hva er Tidsbanken?

Manuelt administrativt arbeid er tidkrevende og unødvendig. Vi hjelper kunder i alle bransjer med å unngå dette. Våre kunder er alt fra de største butikkjedene i landet med flere tusen ansatte, til små entreprenører med kun noen få. Felles for alle er at de ønsker å fange tiden! Vi gir kundene våre oversikt og kontroll på arbeidstiden til deres ansatte gjennom dynamiske vaktlister og automatisk genererte timelister, alt skreddersydd til hver enkelt kunde. Tidsbanken regner ut alt av overtid og tillegg automatisk, slik at du alltid kan være trygg på at du betaler riktig lønn, hver gang. Sammen skaper vi vinnere!

Les mer om Tidsbanken her

Kurs

Vi anbefaler ofte å heller få et grunnleggende eller viderkommende kurs enn hjelp til ett og ett spørsmål. Våre kunderådgivere vil da kunne hjelpe deg og se helheten i programmet på en ny måte og vi kan lære deg tips og triks som gjør din hverdag mer effektiv.

Se vår kurs katalog her

Send en e-post

Til tider kan det være stor pågang på telefonsupport, vi oppfordrer dere derfor til å sende deres supporthenvendelser pr e-post. Dette gjør at vår supportavdeling kan løses flere saker raskere. Kontakt oss på

support@tidsbanken.no

Ta en telefon

Når dere ringer til oss vil den som sitter på supportvakt forsøke å hjelpe dere umiddelbart. Hvis spørsmålet er komplisert eller krever endringer av beregningsregler i Tidsbanken, vil konsulenten opprette en sak som løses av en av våre kunderådgivere. Telefonnummer vårt er

55 27 37 00