Denne artikkelen fungerer som en guide for administrasjon av ferie i Tidsbanken. Enten du er en ansatt som ønsker å legge inn ferieønsker eller en leder som behandler disse forespørslene, vil denne veiledningen gi deg trinnvise instruksjoner for å optimalisere ferieplanleggingen.

 Hvert trinn er grundig beskrevet for å sikre enkel navigasjon gjennom systemets funksjonaliteter.

Trykk på snarveiene under, eller fortsett gjennom dokumentet for detaljerte trinnvise instruksjoner for å lykkes med ferieadministrasjonen i Tidsbanken.

1.    Legge inn ferieønsker

1.1.         Ansatte legger inn ferieønsker

1.2.         Leder legger inn ferieønsker

2.    Behandling av ferieønsker

2.1.         Godkjenne

2.2.         Endre til planlagt ferie uten å beholde eksisterende vakter

2.3.         Endre til planlagt ferie og flytte eksisterende vakter til vakttorget 

2.4.         Endre til planlagt ferie og flytte eksisterende vakter til ikke tildelt 

2.5.         Avvente

2.6.         Avslå

2.7.         Slette ferieønsker

3.    Oversikt over rest-ferie

3.1          Som ansatt

3.2          Som leder

4.    Ferieoversikt

Legge inn ferieønsker

Ansatte legger inn ferieønsker

Ansatte legger inn sine ferieønsker ved å benytte knappen «legg til ferieønske» som de finner på egen hjem.  

Denne leder til feriemodus i plan. Du kommer automatisk til månedsvisning for inneværende måneder, og kan bla deg videre eller velge andre perioder.  

Øverst i plan vil du også få et sammendrag med dine feriedager for hele året:

Planlagte vakter med arbeidstype «ferie» etter dagens dato.

Startsaldo på ferie minus feriedager som er registrert i timelisten til og med i går og, minus feriedager som er planlagt frem i tid.

Ferieønsker som ikke er behandlet enda.

Som ansatt er det mulig å se ferieønskene andre ansatte har, slik at man kan tilpasse egne ønsker deretter: 

På høyre siden har man også full oversikt over antall ubehandlede ferieønsker, planlagt ferie frem i tid, samt antall gjenstående feriedager man har.

Dersom det foreligger ønsker i perioden du viser i plan vil du også kunne se disse i panelet på høyresiden.

For å ønske deg ferie trykker du på +-tegn for å legge til ferieønske på dagene du ønsker fri. Ferieønskene som opprettes vil ha status «ubehandlet» og ha timeglass ikon inntil disse behandles av en leder.

Etter hvert som ferieønskene opprettes vil de legges inn i panelet på høyresiden, og antallet gjenstående å planlegge reduseres.

For å slette et ferieønske trykker du på søppelspannet bak ferieønsket:

Som ansatt vil du kunne se 3 statuser på ferieønsker i plan.

De 3 statusene er:

Ubehandlet ferieønske, dette avventer behandling fra leder.

Godkjent ferieønske.

Avslått ferieønske.

Dersom du senere ønsker å kontrollere status på egne ønsker kan du gjøre dette via plan.

Du finner «plan» på egen hjem: 

Trykk på ferie øverst til venstre for å få frem ferietall. Du ser disse i alle de ulike periodene og i alle de ulike visningene.

Leder legger inn ferieønsker

Leder kan også legge inn feireønsker på vegne av ansatte. Som leder åpner du plan, velger feriemodus, og åpner deretter den ansatte du ønsker å legge inn ferieønsker for.

Deretter trykker du på + tegn på dagene det skal ønskes ferie: 

For å slette et ferieønske trykker du på søppelspannet bak ferieønsket:

Behandling av ferieønsker

Når ønskene skal behandles kan du velge å enten avvente behandling, godkjenne, eller avslå ferieønsket.

Øverst i plan vil du finne totale tall for avdelingene du er leder for, og som du har valgt å vise i avdelingsfilteret.

Viser antall feriedager planlagt på ansatte som tilhører avdelingen(e) fra dagens dato og ut året. Tallet øverst i høyre hjørne viser hvor mange personer det gjelder.

Viser antall gjenstående feriedager ansatte som tilhører avdelingen(e) har. Dette tallet er regnet ut av startsaldo på ferie minus feriedager som er registrert i timelisten til og med i går, og, minus feriedager som er planlagt frem i tid. Tallet øverst i høyre hjørne viser hvor mange personer det gjelder.

Viser antall ubehandlede ferieønsker ansatte som tilhører avdelingen(e) har. Tallet øverst i høyre hjørne viser hvor mange personer det gjelder.

Godkjenne

For å godkjenne et ferieønske i plan trykker du på et av de gule ønskene i planen. I panelet på høyre siden får du opp alle ønskene i perioden, kan du enten godkjenne alle ønskene samtidig, eller godkjenne de enkeltvis. 

Etter hvert som du godkjenner ønskene vil du se at de endres fra gule ønsker med timeglass til godkjente ønsker med hake.

Godkjenningen av ferieønsker autolagres og du kan når som helst avslutte prosessen og fullføre senere.

Når du har godkjent ønskene du vil behandle trykker du på «neste» dersom du også ønsker å endre til planlagt ferie. Se punkt 2.2, 2.3 eller 2.4 for videre forklaring.

Endre til planlagt ferie uten å beholde eksisterende vakter

Etter ferieønskene er godkjent og du har trykket på neste vil du få opp eventuelle planlagte vakter den ansatte har på dager med godkjente ferieønsker.

Dersom du kun ønsker å endre disse til en planlagt ferie kan du trykke på ikonet med de 2 pilene, enten under «håndter alle» eller enkeltvis, og deretter på «endre».

Etter å ha trykket på «endre» vil du se at vaktene den ansatte opprinnelig hadde er byttet ut med planlagte vakter med arbeidstype ferie.

Endre til planlagt ferie og flytte eksisterende vakter til vakttorget

Etter ferieønskene er godkjent og du har trykket på neste vil du få opp eventuelle planlagte vakter den ansatte har på dager med godkjente ferieønsker.

For å kopiere disse vaktene til vakttorget trykker du på ikonet med kalender, enten under «håndter alle» eller enkeltvis, og deretter på «endre».

Etter å ha trykket på «endre» vil du se at vaktene den ansatte opprinnelig hadde er byttet ut med planlagte vakter med arbeidstype ferie.

Samtidig er de opprinnelige vaktene kopiert, og lagt opp på vakttorget: 

Endre til planlagt ferie og flytte eksisterende vakter til ikke tildelt

Etter ferieønskene er godkjent og du har trykket på neste vil du få opp eventuelle planlagte vakter den ansatte har på dager med godkjente ferieønsker.

For å kopiere disse vaktene til vakttorget trykker du på ikonet med en person og et spørsmålstegn, enten under «håndter alle» eller enkeltvis, og deretter på «endre».

Etter å ha trykket på «endre» vil du se at vaktene den ansatte opprinnelig hadde er byttet ut med planlagte vakter med arbeidstype ferie.

Samtidig er de opprinnelige vaktene kopiert, og lagt opp på ikke tildelt: 

Avvente

Dersom du ikke kan ta stilling til behandlingen av ferieønsker med en gang kan du avvente behandling ved å trykke på timeglasset:

Avslå

Dersom du ønsker å avslå et ferieønske trykker du på det midterste ikonet, enten under «håndter alle» eller på enkelt ønsker:

Slette ferieønsker

For å slette et ferieønske trykker du på søppelspannet bak ferieønsket: 

Oversikt over rest-ferie

Som ansatt

Som ansatt finner du oversikt over egen restferie i boksene på toppen av plan:

Som leder

Som leder finner du oversikt over restferie for avdelinger som du er leder for, og som du har valgt å vise, i boksene på toppen av plan:

Ferieoversikt

I perioder med mye ferie er det greit å få en totaloversikt over planlagt ferie. Denne oversikten oppnår vi enkelt i Plan modus ved å sette opp en egendefinert visning, og benytte filter.

I planmodus endrer du til egendefinert vising oppe til høyre. For å få en kompakt visning anbefaler vi å ta bort alle hakene bortsett fra ansattnavn.

Nå har vi en kompakt visning som viser alt som er planlagt. Med filteret i toppen kan vi velge å bare vise planlagt ferie.

Vi velger feire i nedtrekksmenyen og på den måten skjules alle de andre arbeidstypene.

Nå ser vi kun ferie som er planlagt. Ønsker du å se en lengre periode så velger du 3 måneders visning i toppen.

Ferieloven

Ferieplan i Tidsbanken er bygget med tanke på lovverket i bunn. Men ettersom det er mange måter å avvikle ferie på vil brukeren alltid måtte ha kunnskap om lovverket.

Les gjerne ferielovene her:

http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78188

http://www.lovdata.no/all/nl-19880429-021.html