I Tidsbanken kan du enkelt importere ansatte inn i systemet fra et excel-ark.

Før du går i gang må du passe på på at listen i Excel oppfyller forutsetningene for import.


Ansattnummer, fornavn og etternavn må være med i skjemaet. Ellers velger du selv hvor mye annen data du vil importere.

Du må også definere en ansattgruppe og avdeling, dette kan stå i excel-skjemaet eller velges i Tidsbanken ved import.

Om du skal importere ansatte på flere avdelinger/ansattgrupper samtidig, må disse defineres i excel-arket.



Eksempel på en fiktiv excel-liste som vil fungere, men mangler en del data som da må tastes inn i Tidsbanken senere (f.eks kjønn, feriedager, postnummer etc):

Forutsetninger

Tekstfelter kan ikke inneholde linjeskift eller tabulator. Pass spesielt på eventuelt notatfelt.

Følgende felt må være heltall:

  • Ansattgruppe (mal)
  • Ansattnummer
  • Feriedager
  • Kortkode
  • Personnummer
  • Postnummer

Bruk punktum eller komma som desimalskilletegn, unngå andre tegn. Følgende felt kan være desimaltall:

  • Skatteprosent
  • Stillingsprosent
  • Timelønn

Kjønn oppgis som tekst: Kvinne eller Mann (husk stor forbokstav). 
Eventuelt bruk ISO/IEC 5218-standarden; 1 for mann, 2 for kvinne, og 0 eller 9 for ikke kjent/ikke aktuelt.

For ansattgruppe er det mal-nummeret som importeres.

Når excel-listen er klargjort kan du gå videre.


Importverktøyet


Eksportverktøyet finner du i ansattlisten i nedtrekksmenyen oppe til høyre.



Slik gjør du

1. Begynn med å finne frem excel-arket med de ansatte du vil importere. Klikk deg så inn på importverktøyet i ansattlisten.

2. Klikk "Ny import"



3. Finn frem excel-arket du har klargjort. Marker og kopier listen, men ikke inkluder overskriftene.



4. Lim denne inn i tekstfeltet. Pass på å ikke redigere dataene i Tidsbankens tekstfelt.

5. Klikk på "les data".



6. Du får nå opp listen i Tidsbanken. Her skal du definere hva de forskjellige feltene skal svare til.



For felt som ikke passer inn i Tidsbanken-formatet, som du ikke vil ha med, eller anser som irrelevant for import, velg "ignorer".

Informasjon som ikke følger med i importen, men som skal inn i Tidsbanken, kan legges inn i ansattkortet til de ansatte etterpå.


6. Før du går videre, ta gjerne en ekstra sjekk at kolonnene er definert riktig i overensstemmelse med feltene i excel-arket.


7. Hvis f.eks. ansattgruppe eller avdeling ikke er definert, vil Tidsbanken spørre deg om dette.

Velg det som mangler, og klikk på "importer nå".


8. Du vil nå få opp en oversikt og tilbakemelding på importen din.


9. Du vil nå finne de importerte ansatte i ansattlisten.


10. Du kan nå gå inn i ansattkortene og legge til mer informasjon, gi nødvendig tilganger og menypunkt om nødvendig.